„Es bindet zu viel Kraft, wenn man sich mit Dingen beschäftigt, für die man nicht spezialisiert ist. Durch die ausgelagerte Serverlösung konnten wir uns wieder ganz auf unsere Arbeit mit den Mandanten konzentrieren.“
Dipl.-Kffr. Kathrin Winter, Steuerberaterin
Für die Mitarbeiter der Winter + Zander Steuerberatungsgesellschaft mbH in Dresden sind Computerprobleme Geschichte. Die Kanzlei hat ihre EDV ausgelagert. Die Mitarbeiter arbeiten über eine sichere VPN-Verbindung auf ihrem eigenen Server, untergebracht in einem speziell geschützten Rechenzentrum der netzhaus AG. Updates, Wartungen und die Datensicherung erledigen jetzt Spezialisten.
Die Steuerberater hatten sich bereits im Jahr 2007 für die ADDISON Softwarelösung für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer entschieden. Sie wollten die Daten im eigenen Haus bearbeiten und verwalten. Dazu ließen sie einen Server installieren. Vom Prinzip hat sich das Modell bewährt, allerdings wurde die Kosteneinsparung mit einem höheren Betreuungsaufwand erkauft.
Jetzt haben Winter + Zander die Vorzüge beider Geschäftsmodelle miteinander verbunden. Sie sind weiterhin Herr über den Server mit ihren Daten, aber sie haben einen IT-Dienstleister und müssen sich nicht mehr um EDV-Probleme kümmern.
Sie sparen Geld, Zeit und Nerven.
EDV-Outsourcing: Geringe Kosten, höchste Datensicherheit
Die Winter + Zander Steuerberatungsgesellschaft mbH ist ein Fallbeispiel, wie EDV-Outsourcing für Steuerberater aussehen kann. Interessant ist das Modell für alle Steuerkanzleien, die sich um die rechentechnische Bearbeitung ihrer Datensätze selbst kümmern und damit wirtschaftlich arbeiten wollen. Neben der Steuerberatersoftware stehen den Mitarbeitern auch ihre gewohnten Büroanwendungen wie Microsoft Office zur Verfügung.
2011 stand die vorhandene IT-Infrastruktur auf dem Prüfstand. Die Steuerberater überlegten, ob sie wieder einen Server im Haus installieren und warten, oder ob sie diese Leistung auslagern. Der Auftrag an die netzhaus AG lautete, die Leistungsfähigkeit der EDV-Anlage zu verbessern, die Anwenderfreundlichkeit zu erhöhen und den Wartungsaufwand für die Kanzleimitarbeiter zu verringern. Dafür wurden mehrere Varianten geprüft.
Bei der Technik-Analyse fiel auf, dass der vorhandene Server nicht ausreichend leistungsstark war und deshalb zu langsam arbeitete. Noch ein Manko: Der Serverraum hätte eigentlich mit einer Klimaanlage ausgestattet sein müssen. Dieser Mangel bestärkte die Steuerberater darin, ihren Server in ein optimal dafür ausgestattetes Rechenzentrum auszulagern. Außerdem nimmt der Anwender nun die professionelle Unterstützung durch einen IT-Dienstleister in Anspruch. Für Updates, Wartung und Support durch die netzhaus AG wurde ein IT-Dienstleistungspaket entwickelt, das genau auf die Bedürfnisse der Kanzlei zugeschnitten und damit sehr wirtschaftlich ist.
Die von der netzhaus AG entwickelte Serverlösung arbeitet problemlos mit der Steuerberatungssoftware Addison zusammen. Auch die Übernahme der Datenbestände erfolgte reibungslos.
Prinzipiell ist die hier vorgestellte EDV-Lösung mit jeder beliebigen Steuerberatersoftware realisierbar, die Kompatibilität wird durch die netzhaus AG im Vorfeld überprüft.
Unternehmen
Das Unternehmen wurde 1991 von Wolfgang Zander in Dresden gegründet. Heute gehören neben den Steuerberatern Kathrin Winter und Wolfgang Zander weitere sechs Mitarbeiter zum Team der Winter + Zander Steuerberatungsgesellschaft mbH.
Ausgangssituation
Die Steuerberatungsgesellschaft arbeitete mit der Software Addison auf einem eigenen Server. In der Kanzlei gab es keinen EDV-Fachmann. Die Updates wurden von Mitarbeitern der Steuerkanzlei gefahren. Wartung und Reparaturen erledigte ein Dienstleister. Die Ressourcen des Servers waren nicht auf die zu bewältigenden Datenmengen ausgelegt. Eingabe und Berichte erfolgten sehr langsam.
Lösung
Das neue IT-Konzept beinhaltet eine Client-Lösung mit einem zentralen Server im Rechenzentrum der netzhaus AG. Die Kanzlei nutzt eine zugriffssichere und verschlüsselte VPN-Verbindung über das Internet für die Datenübertragung. Die netzhaus AG ist verantwortlich für Software-Updates, Wartung und die
Datensicherung. Ein weiterer Bestandteil des IT-Konzepts war der Ersatz der herkömmlichen Telefonanlage durch flexible Cloud-Telefonie.
Nutzen
Die IT-Lösung bietet höchste Sicherheit für die Daten durch die Auslagerung in ein spezielles Sicherheits-Rechenzentrum in Deutschland. Dadurch werden die Mitarbeiter der Kanzlei von berufsfremden Tätigkeiten entlastet. Für Updates, Datensicherung und Wartung ist der EDV-Anbieter verantwortlich. Dafür und für den Server zahlt die Kanzlei Winter + Zander monatlich einen festen Betrag.
„Am Anfang waren wir skeptisch, weil alles am Internet hängt. Inzwischen haben wir uns daran gewöhnt. Wir haben zwei Breitband-Internetanschlüsse bei unterschiedlichen Anbietern. Damit sind wir weitgehend unabhängig.
Insgesamt können wir sagen, dass der radikale Schnitt richtig war. Wir haben uns Umbauten im Serverraum erspart, und werden nun nach und nach auch noch Rechner durch ThinClients ersetzen. Für den Server zahlen wir jetzt monatlich eine feste Pauschale und haben keine unkalkulierbaren Zusatzkosten.“
Technologische Lösung
Die netzhaus AG bietet eine Serverlösung für Kanzleien an, die unabhängig von der jeweiligen Steuerberatersoftware funktioniert.
Konfiguration
Der Server des Anwenders befindet sich im Rechenzentrum der netzhaus AG. Die Mitarbeiter arbeiten zunächst weiterhin auf ihren PCs, die bei Bedarf nach und nach ausgetauscht werden können. Ersetzt werden diese dann durch Thin-Clients, also Rechner ohne Laufwerke und Lüfter, die für serverbasiertes Arbeiten optimiert sind. Sie sind dadurch geräuschfrei, wartungsarm und langlebig. Sie kosten wenig und haben einen niedrigen Stromverbrauch. Die Mitarbeiter können ihren Desktop und ihre Ordnerstruktur individuell einrichten. Sie finden ihre vertraute Arbeitsumgebung auch dann vor, wenn sie sich mit ihrem Passwort auf einem anderen Arbeitsplatz anmelden. Die Steuerberater der Kanzlei haben zusätzlich Notebooks, mit denen sie auch zu Hause arbeiten oder bei Mandantenbesuchen auf Daten zugreifen.
Datensicherheit
Auf dem Server der Steuerberaterkanzlei liegen alle Prozesse, Anwendungen, Datenbanken und Dateien. Das netzhaus-Rechenzentrum gewährleistet den nötigen Schutz vor Diebstahl, Brand, Vandalismus und Klimaeinflüssen.
Alle Serverfunktionen sowie die Datensicherungen werden regelmäßig nach einem exakt vorgegebenen Plan überwacht. Gleiches gilt für die Aktualität der Schutzmechanismen vor Hacker-Angriffen und Viren. Bei Notwendigkeit können die Rechte einzelner Anwender für den Zugriff auf Ordner und Datenbanken beschränkt werden. Der EDV-Dienstleister stellt sicher, dass nur lizensierte Software zur Anwendung kommt. Über die gesicherten Datenleitungen werden nur Bildschirminhalte, Benutzereingaben und Druckdaten übertragen. Das geschieht über getunnelte (vor Fremdzugriff geschützte) und virtuelle Verbindungen (VPN). Außerdem werden nur verschlüsselte Daten übertragen. Die Anbindung des Rechenzentrums an das Internet ist mehrfach redundant ausgeführt.
Wartung
Die Aktualisierung der Software und die Wartung des Servers erfolgt durch die netzhaus AG im Rechenzentrum. Vor-Ort-Einsätze und damit verbundene ungeplante Kosten werden auf ein Minimum reduziert. Bei Fragen oder Problemen kann der Anwender auf die Hotline der netzhaus AG zurückgreifen. Der Service erfolgt über Fernwartung. Die in der zweiten Phase eingesetzten Thin-Clients arbeiten ohne Festplatte und sind praktisch wartungsfrei.
Finanzierung
Die Steuerkanzlei entschied sich für das Leasen eines eigenen Servers. Aus Kostengründen erfolgt der Austausch der PCs gegen Clients stufenweise. Der Kunde mietete einen gesicherten Standplatz für den Server und Serviceleistungen bei netzhaus.
Alternativ zum eigenen Server kann Speicherplatz auf Servern der netzhaus AG gemietet werden.
Zukunftssichere Kommunikation
Zeitgleich mit der neuen Serverlösung in der Steuerkanzlei Winter + Zander erfolgte die Umstellung auf QSC tengo centraflex – eine virtuelle IP-Telefonanlage. Sie nutzt die IP-Telefonie zur Kommunikation über Computernetzwerke. Im Büro gibt es keine Telefonanlage mehr, ihre Funktionen wurden auf die virtuelle Telefonanlage des Netzbetreibers übertragen. Diese Lösung sorgt für mehr Flexibilität, Erweiterungen und Anpassungen sind ohne Investitionskosten möglich. Die Mobilität nimmt zu, die Nutzer können von zu Hause aus ohne eine Rufumleitung arbeiten. Bei abgehenden Gesprächen sieht der Angerufene die Rufnummer des Unternehmens. Telefon- und Multimediakonferenzen sind möglich, die Integration von Smartphones, Sprachaufzeichnung und Faxmöglichkeit am PC-Arbeitsplatz gehören ebenfalls zum Leistungsumfang. Erleichtert wird auch die Vermittlung: Der Mitarbeiter am Empfang sieht, welcher Mitarbeiter gerade telefoniert und wer frei ist.
Das Telefonieren über eine virtuelle Telefonanlage ist für mittelständische Unternehmen eine preiswerte Alternative, denn es entfallen die Anschaffungs- und Wartungskosten für eine komplexe Telefonanlage. Das System ist wartungsfrei, Veränderungen der Konfiguration können über ein Webportal vorgenommen werden. Ein Techniker, der vor Ort Kabel umklemmt und die Anlage umprogrammiert, gehören der Vergangenheit an. Abhängig von der bisher genutzten Anzahl von ISDN-Anschlüssen reduzieren sich die Grundkosten zum Teil erheblich. Über einen DSL-Anschluss können problemlos bis zu zehn Gespräche gleichzeitig geführt werden. IP-Telefonie hat heute eine ähnlich gute Sprachqualität wie die klassische Festnetztelefonie.
